قد يتبادل الطرفان عدة ملفات تحمل اسم العقد نفسه: مسودة، ونسخة وقعت جزئيًا، ونسخة نهائية، ثم ملحق عدل بعض البنود. عند النزاع تصبح معرفة النسخة التي يستند إليها كل طرف مسألة أساسية. حفظ ملف باسم نهائي لا يثبت وحده أنه آخر اتفاق معتمد، كما أن اختلاف النسخ لا يعني تلقائيًا وقوع تزوير.
يتناول نظام الإثبات المحررات وحجيتها والعيوب المادية والمنازعة في صحتها. وتختلف المسألة بحسب نوع المستند وأصله وطريقة صدوره وما ينازع فيه الطرف الآخر.
خصص رقمًا لكل نسخة مع تاريخ الحصول عليها ومصدرها وطريقة تسلمها. اكتب ما إذا كانت أصلًا ورقيًا أم ملفًا إلكترونيًا أم صورة مرسلة، وعدد الصفحات والملاحق والتوقيعات الظاهرة. لا تغير اسم الملف الأصلي أو محتواه قبل حفظ نسخة مرجعية منه.
إذا تضمنت نسخة بند تجديد تلقائي وغاب عن نسخة أخرى، فلا تكتف بتحديد النسخة الأنسب لمصلحتك. ابحث عن تسلسل المراسلات وما أرسل للتوقيع وما أعيد بعده، وحدد هل يتعلق الاختلاف بمسودة سابقة أو صفحة مستبدلة أو اتفاق لاحق.
قدم جميع النسخ ذات الصلة واشرح موضع الاختلاف، مع بيان مكان الأصل ومن يحتفظ به. لا تعالج الصورة أو تجمع صفحات من نسخ مختلفة لتكوين عقد يبدو مكتملًا. وإذا كانت هناك بيانات لا علاقة لها بالنزاع، فناقش طريقة عرضها وحمايتها دون إفساد المستند المرجعي.
لا يصح إطلاق هذه النتيجة. يفحص نوع المحرر والنسخة والاعتراضات وطريقة الإثبات المتاحة؛ لذلك احتفظ بما لديك وبيّن سبب عدم وجود الأصل بدل استبعاده بنفسك.
رسائل واتساب والبريد في النزاعات: كيف تحفظ الدليل الرقمي؟
محتوى توعوي عام. يتطلب اختيار الإجراء المناسب دراسة الوقائع والمستندات والنصوص النافذة، ولا يتضمن ضمانًا لنتيجة دعوى.