قد تتواصل مع موظف مخول بالتفاوض لكنه لا يملك اعتماد العقد، أو يوقع مدير على معاملة تستلزم موافقة إضافية. لذلك يفصل فحص الصلاحية بين الاسم التجاري والكيان القانوني والشخص الموقع ونوع التصرف الذي سيجريه.
تحدد إدارة الشركة وتمثيلها وفق نظام الشركات ووثائقها والقرارات والتفويضات ذات الصلة. وتختلف المراجعة بحسب شكل الكيان ونطاق المعاملة.
طابق اسم المنشأة ورقمها التعريفي وعنوانها مع العقد والفاتورة والحساب المستفيد. لا تخلط بين الفرع والشركة الأم أو بين عدة شركات في مجموعة واحدة، ولا تعتمد على شعار أو عنوان بريد إلكتروني لإثبات شخصية الطرف.
قد يملك شخص إدارة التنفيذ اليومي دون تعديل الأتعاب أو تمديد المدة أو إسقاط مطالبات. عند وصول أمر تغيير أو تسوية أو إقرار رصيد، تحقق من صلاحية مصدره بدل افتراض أن كل من تابع المشروع يستطيع تعديل الالتزامات.
احتفظ بالمستندات التي اطلعت عليها وتاريخ التحقق منها، واطلب تحديثًا إذا طال التفاوض أو تغير الممثل. عند وجود تعارض، اطلب تفسيرًا مكتوبًا ولا تحول المبلغ إلى حساب طرف مختلف قبل مراجعة سبب ذلك وأثره على إثبات الوفاء.
لا يغني الختم عن مراجعة هوية الموقع وصفته وحدود التصرف والمستندات المرتبطة به. فالتقييم يتعلق بمجموعة الوقائع لا بعلامة واحدة على الصفحة.
محتوى توعوي عام، ولا يغني عن دراسة الوقائع والمستندات والأنظمة ذات الصلة قبل اتخاذ إجراء.