قد تحتاج إلى محضر استلام أو سجل حساب أو مراسلة يعتمد عليها الطرف الآخر، بينما لا تملك نسخة منه. طلب جميع مستندات الشركة لا يوضح ما تبحث عنه ولا سبب الحاجة إليه. البداية الأفضل هي تحديد المستند أو نوعه وواقعة النزاع التي يمكن أن يساعد في إثباتها، ثم تقييم شروط طلبه بالطريق النظامي.
ينظم نظام الإثبات طلب إلزام الخصم بتقديم محرر تحت يده، ويتناول وصفه وصلته بالدعوى والدلائل على وجوده، مع ضوابط خاصة في الدعاوى التجارية.
حدد اسم المستند وتاريخه التقريبي والجهة التي أصدرته والمعاملة التي يخصها. إذا كنت لا تعرف رقمه، قدم ما تستطيع من أوصاف تميزه، ولا تضع رقمًا تخمينيًا. وفرق بين مستند موجود تعتقد أنه لدى الخصم وبين تقرير جديد تريد إلزامه بإعداده.
إذا ذكر العميل أنه رفض الاستلام بمحضر محدد، فاحفظ الخطاب الذي أحال إلى المحضر، وحدد الطلبات أو الشحنات المرتبطة به. يكون شرح الحاجة إلى هذا المحضر أكثر وضوحًا من طلب كل سجلات المستودع دون صلة بفترة أو معاملة.
لا تحاول الدخول إلى بريد الطرف الآخر أو طلب نسخ سرية من موظف لا يملك إفشاءها. اجمع فقط ما وصل إليك بطريق مشروع، وناقش مع المختص مدى ملاءمة طلب تقديم المستند والإجراء الواجب اتباعه والوقت المناسب له.
يتوقف ذلك على انطباق الضوابط وصلة المستند وبيانات الطلب. لا يكفي الاعتقاد بأنه مفيد دون تحديد الواقعة وأساس طلب تقديمه.
قبل تقديم صحيفة دعوى في ناجز: كيف ترتب مطالبتك؟
محتوى توعوي عام. يتطلب اختيار الإجراء المناسب دراسة الوقائع والمستندات والنصوص النافذة، ولا يتضمن ضمانًا لنتيجة دعوى.