قد تكون الشركة دائنة لعميل في عقد، ومدينة له في عقد آخر. اختصار المعاملتين في رقم صاف واحد يبدو سهلًا محاسبيًا، لكن المراجعة القانونية تبدأ من هوية الطرفين وسبب كل دين ومدى ثبوته واستحقاقه. وهذا مهم خصوصًا عند وجود خلاف على جودة تنفيذ أحد العقدين.
يفرق نظام المعاملات المدنية بين المقاصة بشروطها النظامية والمقاصة باتفاق الأطراف. وجود رصيدين متقابلين لا يثبت وحده تحقق جميع شروطها.
جهز لكل مطالبة عقدها وفواتيرها ومحاضر الاستلام وموعد استحقاقها. لا تدخل مديونية شركة تابعة في حساب شركة أخرى لمجرد وحدة المالك أو المجموعة، قبل التحقق من الأساس الذي يجيز ذلك.
إذا اختار الطرفان تسوية اتفاقية، فليحدد المستند المطالبات المشمولة وتاريخ احتسابها والمبلغ المتبقي وآلية سداده. وضح ما إذا كانت التسوية نهائية لهذه المطالبات فقط أم تشمل غيرها، وتحقق من صلاحيات الموقعين.
قد يتضمن كشف الحساب مبلغًا تقديريًا عن تعويض لم يوافق عليه الطرف الآخر. إدخاله في المقاصة دون بيان طبيعته يخفي الخلاف بدل حله. افصل المبلغ المعتمد عن المطالبة المحتملة، ولا تجعل التوقيع على جدول حسابي بديلًا عن قراءة شروط التسوية.
تحتاج الرسالة إلى تفسير في سياق العلاقة والتفويض والمستندات. الأفضل تحديد العقود والمبالغ التي شملتها والمطالبات المستثناة منها صراحة.
محتوى توعوي عام، ولا يغني عن دراسة الوقائع والمستندات والأنظمة ذات الصلة قبل اتخاذ إجراء.