انتهاء التعاون لا يقتصر على إرسال رسالة بعدم الرغبة في الاستمرار. فقد تبقى مخرجات غير مسلمة ودفعات مستحقة وبيانات وصلاحيات ومبالغ محل نزاع. يحتاج الإغلاق المنظم إلى مسارات واضحة تميز سبب الإنهاء عن آثاره المالية والتشغيلية.
يفحص أثر الإنهاء وفق العقد والقواعد المنظمة له وطبيعة الإخلال أو السبب المستند إليه. ولا تفترض أن الإنهاء والفسخ وانتهاء المدة أوصاف متطابقة أو ذات نتيجة واحدة.
حدد تاريخ نهاية العقد، والتجديد، ووسيلة الإبلاغ، والمدة أو الإجراءات المتفق عليها عند الإنهاء. تحقق من عنوان المراسلات وصفة من يتلقى الإشعار، ومن أن الرسالة تتحدث عن العقد الصحيح وملاحقه.
إذا أوقفت الشركة خدمة تقنية قبل نهاية المشروع، فحدد الأعمال المنجزة وما يمكن تسليمه بحالته ومن يتحمل الانتقال إلى مزود آخر. لا تجعل عنوان إنهاء العقد بديلًا عن اتفاق واضح بشأن تسليم البيانات والنسخ والدفعات المرتبطة بالمراحل.
افصل المبالغ المتفق عليها عن المطالبات التي تحتاج إثباتًا، واربط كل مطالبة بسببها ومستندها. لا توقع مخالصة تشمل كل الحقوق إذا كان المقصود استلام ملفات فقط، ولا تحذف الوصول إلى بيانات الطرف الآخر قبل مراجعة الالتزامات والآثار.
راجع وسيلة التبليغ والعناوين والصفة المحددة في العقد. فالتواصل التشغيلي اليومي قد يختلف عن الجهة المخولة باستلام الإشعارات التعاقدية.
محتوى توعوي عام، ولا يغني عن دراسة الوقائع والمستندات والأنظمة ذات الصلة قبل اتخاذ إجراء.